F.M.> Нечто похожее у меня сейчас с РГАВМФ. Заказал 26 цифровых копий с графических документов, в том числе не сканированных ранее. Через два месяца получил счет, в котором кроме 26 копий графических документов, отдельным пунктом лишние 134(!) копии некоего документа делопроизводства. И ценник сразу более, чем в два раза. Задал вопрос: откуда взялся пункт 7. Ответили, что переслали вопрос исполнителю. Прошло две недели, ответа нет. Ждем-с...
Ничего страшного не произошло. банальная ошибка исполнителей или бухгалтерии. Мне, например, дважды присылали счета на заказы... однофамильца из другого региона... Ничего, написал вежливо, указал на ошибку, разобрались.
В вашем случае надо поступить следующим образом - написать письмо, в котором указать дату первоначального заказа и продублировать заявку, отправленную ранее. Никаких проблем не будет.
А для страховки от какого-либо обвинения в нечистоплотности - отправляйте всегда отсканированную заявку со своей подписью, а не файл в Ворде.