При чем тут бюрократия? Вы в нормальную библиотеку давно ходили? Везде всё так же.
На самом деле можно попробовать такую тему:
1)зарегаться родственнику на сайте архива, скачать бланк требования, заполнить его. Там прямо есть графы ФОНД/ОПИСЬ/ДЕЛО/НАЗВАНИЕ ДЕЛА. 20 штук можно за одно посещение взять.
2)родственнику написать zal
rgavmf.ru и попросить их заказать то что заполнили на шаге 1).
3)прийти во время работы фондов НТД ему с паспортом, написать прошение о допуске к работе с архивными делами и в этот же день получить заказ.
4)посмотреть дела и отобрать, что надо копировать, заполнить требование, попросив выслать счёт на е-майл.
5)получить счёт, оплатить, выслать опять им и скачать с их файлового облака.
Только всё должно быть оформлено на одного человека, чтобы не было вопросов.
PROFIT!